Grundlagen

Vorwort

Das Intranet befindet sich auf einer Zeitreise in die Zukunft. Das Ziel heißt Social Workplace. Manche gehen noch weiter und wollen sogar das ganze Unternehmen umkrempeln. Das heißt dann Enterprise 2.0. Wir wollten wissen, an welchem Punkt die Unternehmen im deutschsprachigen Raum angekommen sind und welche Meilensteine sie bislang hinter sich gelassen haben.

Wie werden neue Tools und Features, Service- und Dialoginstrumente von den Mitarbeitern angenommen? Sind die aus dem privaten Social Networking bekannten Funktionen fester Bestandteil der Arbeitswelt geworden?

Die Antworten auf diese und viele weitere Fragen sind im aktuellen Factbook enthalten und aufbereitet. Allen internen Kommunikatoren möchten wir damit erneut ein wertvolles Hilfsmittel zur Verfügung stellen und ihnen die Möglichkeit geben, die eigene Arbeit einzuschätzen, mit der von Mitbewerbern zu vergleichen und entsprechendes Verbesserungspotenzial ermitteln zu können.

Die Expertise der NetFederation in Sachen Intranet resultiert aus mittlerweile vier umfangreichen Studien, deren Ergebnisse seit 2006 maßgeblich zur allgemeinen Entwicklung und Innovation beigetragen haben.

Das Intranet befand sich schon Anfang 2011 im Wandel, weg vom reinen Informationskanal hin zum Kommunikations- und Kollaborationsmedium. Die Prognose, dass sich Social Media-Anwendungen mehr und mehr zum zentralen Baustein in der Intranet-Landschaft entwickeln werden und dann auch die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander via Intranet optimiert gestaltet werden kann, haben wir jetzt intensiv überprüft.

Um an die aufschlussreichen Zahlen, Daten und Fakten zu gelangen, waren wir auf die Unterstützung der Unternehmen angewiesen. 50 Intranet-Verantwortliche haben sich im Sommer Zeit genommen und an unserer umfangreichen Online-Befragung teilgenommen.
Für das tolle Engagement und die Geduld, mehr als 75 Fragen zu beantworten, möchten wir uns auch an dieser Stelle noch einmal bedanken. Die Ergebnisse der vorliegenden Studie und die damit verbundenen Erkenntnisse stellen wir allen Teilnehmern kostenlos und exklusiv zur Verfügung.

Christian Berens, NetFederation GmbH, September 2012

Die Studie

Seit mittlerweile sechs Jahren untersucht die NetFederation kontinuierlich Entwicklungen, Trends und Best Practices im Bereich der digitalen Mitarbeiterkommunikation. Die erste Studie aus dem Jahr 2006 mit dem Titel "Das StoryLab - Ein neuer Fokus für die Interne Kommunikation" betrachtete die gesamte Abteilung für Interne Kommunikation; das Intranet bildete dabei einen wichtigen Teilbereich.

Die Studie "Was Sie schon immer über das Intranet wissen wollten" beschäftigte sich anno 2008 ausschließlich mit Nutzung und Gestaltung der Intranets in Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Als Ergebnis stand am Ende die Feststellung, dass das Intranet zwar ein wichtiges Informationsmedium innerhalb der Unternehmenskommunikation darstellt, aber als Kommunikations- oder gar Kollaborationsplattform bislang wenig bis gar nicht wahrgenommen, geschweige denn genutzt wird.

"Kommunizieren Sie schon oder lesen Sie noch?" fragten wir die Intranet-Verantwortliche im Rahmen der Studie 2010/2011. Fast jedes Unternehmen hatte sein Intranet zu diesem Zeitpunkt als zentrales Informationsmedium etabliert. Die Notwendigkeit von qualitativ hochwertiger Redaktionsarbeit war erkannt, die Umsetzung von Vorgaben und Richtlinien dagegen erfolgte jedoch nur vereinzelt und lückenhaft.

Um u.a. herauszufinden, wie weit die Professionalisierung der Redaktionen vorangeschritten ist und auf welchem Niveau sich die Dialogorientierung befindet, haben wir uns im Sommer 2012 erneut an die Intranet-Verantwortlichen gewandt: Das Intranet als Social Workplace - hat die Zukunft bereits überall begonnen?

Jahr für Jahr werden die aktuellen Trends, Entwicklungen und Best Practices im Rahmen der NetFed Intranet Lounge präsentiert. Dabei treffen sich Kommunikationsexperten aus ganz Deutschland im Kölner Schokoladenmuseum (Foto). Weitere Informationen finden Sie auf der NetFed Website.

Ziele

Die NetFederation verfolgt mit ihrer aktuellen Intranet-Studie verschiedene Ziele.

Wir möchten:

• Antworten auf die Frage: Wie haben sich Intranets in großen deutschsprachigen Unternehmen seit 2011 weiterentwickelt?
• den Status quo der deutschsprachigen Intranet-Landschaft ermitteln.
• die Bedürfnisse und Ansprüche von Intranet-Verantwortlichen und -Nutzern identifizieren.
• die im Intranet eingesetzten Tools und Services evaluieren.
• Trends und Verbesserungspotenziale aufdecken.
• einen Überblick über die Verbreitung von Social Media-Anwendungen im Intranet gewinnen.
• unseren Kunden Vergleichsmöglichkeiten und Hilfestellungen zur Weiterentwicklung ihrer eigenen Intranets zur Verfügung stellen.

Aufbau

Grundlage für die Intranet-Studie 2012 der NetFederation ist eine Umfrage unter 50 Intranet-Verantwortlichen aus Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Zu diesem Zweck wurde ein halbstandardisierter Online-Fragebogen konzipiert, der mit Hilfe von 79 Fragen fünf Bereiche eines Intranets abdeckt.

Die fünf Bereiche sind:

Knapp ein Viertel der Fragen waren offen gestaltet, die anderen drei Viertel boten vorgegebene Antwortmöglichkeiten an, wovon 19 Fragen eine Mehrfachauswahl ermöglichten.

Auszug aus dem Fragebogen:

Für das vorliegende Factbook wurden vier Hauptkategorien definiert, um die Auswertung der Online-Umfrage übersichtlich und verständlich darzustellen: Grundlagen, Intranet 2012, Kommunikation und Organisation. 

Teilnehmer

50 Intranet-Verantwortliche aus Unternehmen im deutschsprachigen Raum haben unseren Online-Fragebogen ausgefüllt. 38 % aller Teilnehmer stammen aus Unternehmen mit über 20.000 Mitarbeitern. Dazu gehören u.a. namhafte Konzerne aus den Branchen Automotive, Banken/Versicherungen/Finanzdienstleistungen, Chemie, Handel und Maschinenbau.

Social Media im Intranet

Das Internet ist das Bootcamp für das Intranet. Entwicklungen, die sich im World Wide Web durchgesetzt haben, tauchen mit einiger zeitlicher Verzögerung auch im Intranet auf. Bewährtes wird für die Interne Kommunikation übernommen. Ein sehr gutes Beispiel dafür sind Social Media-Applikationen wie facebook, Twitter, XING, YouTube oder Google+. Auch Blogs und Wikis zählen zu den etablierten Kommunikationsinstrumenten im Internet.

Das Intranet als soziales Netzwerk
Doch wie kann ein soziales Netzwerk für Unternehmen aussehen? Wie kann die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander deutlich effektiver gestaltet werden? Vor allem bei größeren Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten bietet das Intranet als soziales Netzwerk ungeahnte Möglichkeiten. Kommunikationswege können durch den Einsatz von Corporate Microblogging Tools wie Yammer oder SocialCast deutlich verkürzt werden. Profilseiten aller Mitarbeiter als Ersatz des guten alten Telefonverzeichnisses erleichtern das schnelle Auffinden von Kollegen und Experten.

Beachtet werden muss bei der Einführung von Social Media-Instrumenten im Intranet vor allem eins: Es gibt kein vollständig ausgereiftes Konzept, das in einem Schritt umgesetzt wird und dann läuft alles von allein. Von diesem Gedanken müssen sich Verantwortliche sowohl aus der Abteilung Interne Kommunikation als auch aus der Vorstandsetage verabschieden. Social Media-Aktivitäten entstehen nicht von heute auf morgen, sondern müssen sich entwickeln. Daher ist hier eher eine schrittweise Einführung und Erprobung ratsam.

Die Verbreitung von Dialogorientierung und Social Media-Anwendungen in den Intranets von heute war daher erneut ein zentraler Untersuchungspunkt der vorliegenden Studie.

Kommunikationsstrategie im Mittelpunkt
Damit die Einführung von Social Media-Funktionen im Intranet nicht in blindem Aktionismus ausartet, muss vor der Implementierung neuer Tools und Features eine konkrete Kommunikationsstrategie entwickelt werden, die Antworten auf die zentrale Frage liefert: Was möchte unser Unternehmen genau erreichen bzw. was genau soll durch den Einsatz von Web 2.0-Anwendungen verbessert werden?

Außerdem müssen sich Verantwortliche darüber im Klaren sein, dass allein die Bereitstellung neuer Anwendungen längst noch nicht bedeuten muss, dass diese auch genutzt werden. Hier ist es wichtig, die Mitarbeiter zunächst an die Hand zu nehmen und ihnen Nutzung und Vorteile von Tools und Features nahe zu bringen. Und wenn Mitarbeiter erkennen, dass die Anwendungen im Intranet ihnen zusätzlich den Arbeitsalltag erleichtern, wird ihre Motivation zur Nutzung selbiger deutlich steigen.

Challenge: Change of communication - and Corporate Culture
Allerdings muss auch die Kommunikationskultur im Unternehmen entsprechend auf neue Kommunikationsmittel und -wege eingestellt sein. Zu viel Reglementierung und Einschränkung wird sich auf Dauer als kontraproduktiv herausstellen. Vor allem auf Vorstandsebene muss das Bewusstsein vorhanden bzw. geweckt sein, dass Angst vor der Meinung der Mitarbeiter nicht hilfreich ist. Freie Meinungsäußerungen müssen bis zu einem gewissen Grad akzeptiert werden, um auf lange Sicht von den Vorteilen der neuen Kommunikationswege profitieren zu können. Hierin ist die größte Herausforderungen für alle Beteiligten zu sehen: Verantwortliche, Mitarbeiter - aber vor allem der Vorstand ist hier gefragt, diesen Wechsel in der Kommunikation mit zu tragen.

Neue Rollendefinition: Vom Kommunikator zum Moderator
Das bedeutet aber nicht, dass die Kommunikation via Intranet vollkommen im Chaos versinken soll. Ganz im Gegenteil: Zunächst einmal müssen Verantwortliche ein neues Rollenverständnis entwickeln. Sie sollen die Kommunikation im Intranet nicht mehr kontrollieren, sondern vielmehr moderieren. Nur so lassen sich Mitarbeiter dazu motivieren, sich an Diskussionen und Meinungsäußerungen zu beteiligen. Ihnen muss versichert werden, dass sie nicht Kontrollzwängen unterliegen.

Last but not least: The Generation Y als Treiber dieser Entwicklungen
Berufseinsteiger, die sich heute auf Jobsuche begeben, sind zwischen 1980 und 1990 geboren und mit dem Medium Internet sowie den damit verbundenen Kommunikationsmöglichkeiten bestens vertraut. Man bezeichnet sie als die Generation Y (gesprochen wie das englische „Why?"). Die Menschen dieser Generation stellen sowohl privat als auch beruflich die Frage nach dem „Warum?". Sie sind Mitglied bei facebook und sehen den Microblogging-Dienst Twitter als selbstverständliche Möglichkeit, um mit Freunden in aller Welt in Kontakt zu bleiben. Internet-Foren und Netzwerk-Gruppen dienen dem Austausch und der gegenseitigen Hilfestellung bei Problemen aller Art.

Es ist sehr fraglich, ob solch ein Bewerber ein Angebot, und sei es noch so verlockend, von einem Unternehmen annimmt, welches das Internet nur als Zerstreuung der Mitarbeiter und damit als Verschwendung wertvoller Arbeitszeit betrachtet. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel sind "weiche" Kriterien wie das Arbeitsumfeld, Betriebsklima und die Kommunikationskultur des Unternehmens häufig ausschlaggebend für die Jobwahl. Das bedeutet, im Wettlauf um junge Talente und zukünftige Führungskräfte sind Unternehmen immer häufiger gezwungen, sich den Gepflogenheiten und Neuheiten des Mediums Internet zumindest ansatzweise zu öffnen.