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„Informationsarchitekturen“

Fokus

Bei der Konzeption des Fragenkatalogs für die Intranet-Studie 2016 standen folgende Fragen für uns im Fokus:

  • Welchen Stellenwert hat das Intranet im Arbeitsalltag?
  • Wie zufrieden sind Nutzer mit dem Intranet ihres Unternehmens?
  • Wie ordnen Verantwortliche ihre Intranets ein?
  • Wie empfängerorientiert sind die Intranets aufgebaut und gegliedert? Das heißt, wie nutzerfreundlich sind sie?
  • Wie sind die Entstehungsprozesse der Intranets in deutschen Unternehmen verlaufen?
  • Welche Maßnahmen und Methoden wurden bei der Konzeption ergriffen?

„Informationsarchitekturen“

Nutzung und Beurteilung

Das Intranet ist ein elementarer und häufig genutzter Bestandteil des Arbeitsalltags. Es informiert die Nutzer über Neuigkeiten, interne Projekte und Angelegenheiten des Unternehmens. Ein strategisch konzipiertes und nutzerfreundliches Intranet sorgt für einen schnelleren und einheitlichen Informationsfluss. Damit trägt es maßgeblich zur Arbeitserleichterung und einer optimalen internen Kommunikation bei.

Auszüge aus dem Fragenkatalog

Wie intensiv nutzen Sie Ihr Intranet?


Die Bedeutung des Intranets ist damit klar: Das Intranet gehört zu den zentralen Anlaufstellen für Mitarbeiter. Im Vergleich zum Vorjahr ist der Anteil der Nutzer, die das Firmenintranet mehrmals täglich oder gar permanent nutzen, um insgesamt 17 % gestiegen. Im digitalen Zeitalter sicherlich kein Zufall.

Empfinden Sie persönlich die Inhalte im Intranet strukturiert und den Aufbau der Navigation übersichtlich?

So gut sich die Verantwortlichen in ihren Intranets zurechtfinden, so schwer ist es für die Nutzer: Über 60 % von ihnen finden Inhalte eher zufällig oder gar nicht.

Hier ist auch die größte Wahrnehmungslücke zwischen Verantwortlichen und Nutzern erkennbar: Während 75 % der Verantwortlichen verständlicherweise alles finden, sind es bei den Nutzern lediglich 38 %. Bei den Verantwortlichen müssen die Alarmglocken klingeln, denn diese Differenz ist viel zu groß. Hier gibt es den größten Ansatzpunkt für die Verantwortlichen.

Nutzen Sie die Navigation oder die Suche, um Informationen zu finden?

Nicht einmal die Hälfte der Nutzer gelangt mit Hilfe von Navigation und Suchfunktion zu den gesuchten Informationen. Einmal mehr wird deutlich, wie wichtig funktionierende Navigationen und Suchfunktionen für die Informationsvermittlung sind.

Empfinden Sie die Inhalte im Intranet strukturiert und den Aufbau der Navigation übersichtlich?

Die Zufriedenheit der Nutzer mit Struktur und Übersichtlichkeit sinkt: Nur 38 % finden Informationen sofort. Im Vorjahr waren es immerhin noch 43 %. Daneben findet knapp die Hälfte die Informationen eher zufällig und 10 % geben sogar regelmäßig auf. Dies verdeutlicht, wie schwierig es ist, eine für den Nutzer verständliche Navigation zur Verfügung zu stellen.

Kann das Intranet einem neuen Mitarbeiter als Soforthilfe und nützliche Informationsquelle dienen?

Fast die Hälfte der Intranetnutzer müsste neuen Mitarbeitern das Intranet erst erklären. Als Informationsquelle taugt das Intranet demnach weniger, als es sollte.

„Informationsarchitekturen“

Entstehungsprozess von Informationsarchitekturen

Bei der Erstellung von Informationsarchitekturen ist ein planvolles Vorgehen empfehlenswert. Allerdings erfordert dieses Vorgehen Zeit, Ressourcen und Fachwissen. Die befragten Intranetnutzer finden sich insgesamt nur sehr schwierig zurecht in den Intranets und finden die gesuchten Informationen oftmals nur zufällig. Dieser Umstand resultiert auch aus dem strategielosen Vorgehen der Intranetverantwortlichen bei der Erstellung der Informationsarchitektur. 

Auszüge aus dem Fragenkatalog

Haben Sie die aktuelle Informationsarchitektur selbst erstellt oder externe Hilfe in Anspruch genommen?

Über 40 % gestalten die Informationsarchitektur eigenständig und nach eigener Vorstellung. Bei knapp 20 % ist das Intranet historisch gewachsen. Lediglich ein Drittel holt sich aktive Hilfe von Experten. Insgesamt nehmen Verantwortliche die Gefahr mangelnder Usability und unnötig geringer Intranet-Akzeptanz in Kauf. Oftmals fehlt es ihnen an spezieller Expertise.

Nutzerfreundliche Intranets mit verständlicher Navigation lassen sich mit externer Hilfe schaffen: Experten benutzen erprobte und simple Methoden, die bei der Erstellung von Informationsarchitekturen hilfreich eingesetzt werden können. Die Methode des Card-Sorting erlaubt es zum Beispiel herauszufinden, in welchen thematischen oder funktionalen Blöcken die Stakeholder denken.

Wurden die Erwartungen der Stakeholder an die Navigation überprüft, z. B. durch Card-Sorting

Lediglich 38 % haben die Erwartungen der Nutzer mittels Card-Sorting oder anderen ähnlichen Methoden überprüft. Ein verheerendes Ergebnis, das sich dann auch wiederum in den zuvor gezeigten Werten widerspiegelt. Im Umkehrschluss heißt dies, dass 62 % der Verantwortlichen aus den unterschiedlichsten Gründen überhaupt gar keinen Einfluss auf die Informationsarchitektur nehmen konnten. Dabei sollte es doch im Interesse von Intranetverantwortlichen sein, die Informationen leicht auffindbar für den User bereit zu stellen.

Eine weitere Form der Überprüfung des Nutzerverhaltens ist das sogenannte Tree-Testing. Tree-Testing ist eine Form von Qualitätsmanagement, um zu sehen, wie gut der Nutzer mit der neu erstellten Navigationsarchitektur an die gewünschten Informationen gelangt. 

Wurde die Qualität der Informationsarchitektur überprüft, z. B. durch Tree-Testing?

 

Mehr als ¾ der Verantwortlichen überprüft die Qualität ihrer erstellten Informationsarchitekturen nicht – auch hier ist ein Mangel an Zeit oder Ressourcen der häufigste Grund. Noch verwunderlicher: Wie beim Card-Sorting erachten 7 % eine Überprüfung ihrer Arbeit mit Methoden wie zum Beispiel dem Tree-Testing nicht für notwendig.

Welche Methoden wurden angewandt, um die Stakeholder zu involvieren?

 

Die klassischen Formen sind die beliebtesten: Wenn Stakeholder involviert werden, dann in 7 von 10 Fällen per Workshop. Auch Umfragen und Interviews erfreuen sich großer Beliebtheit. Zu anderen Methoden zählen moderne Tools wie Eye-Tracking oder Heatmaps.

„Informationsarchitekturen“

Konzept & Inhalt

Orientiert sich der Intranetaufbau an der Unternehmensorganisation, erfordert die Nutzung detailliertes Wissen über das Unternehmen. Aber ein User kann Informationen erst dann finden, wenn er die Organisationsstruktur kennengelernt und durchdrungen hat. Das ist vor allem für neue Mitarbeiter schwierig, da sie das Unternehmen noch nicht kennen. Allein durch stete Weiterentwicklung und Change-Prozesse in Unternehmen ist auch der geübteste Mitarbeiter irgendwann am Ende mit seinem Latein. Daher ist eine themenbasierte Intranetstruktur die einfachere und nutzerfreundlichere Wahl für alle Beteiligten: Bei der Struktur nach Themen sind die Inhalte in logische und allgemein verständliche Cluster eingeteilt.

Auszüge aus dem Fragenkatalog

Wie ist Ihr Intranet inhaltlich aufgebaut?

Viele Nutzer finden immer noch keine themenbasierte Struktur vor. Im Vergleich zu den Verantwortlichen nehmen Nutzer das Intranet auch wesentlich häufiger als senderorientiert wahr: Die Inhalte finden sich eher bei den Absendern, wie einzelnen Abteilungen. Die Intranets sind nicht sonderlich empfängerorientiert und nutzerfreundlich aufbereitet.

Wissen Sie jederzeit, in welchem Bereich des Intranets sie sich befinden? (Mehrfachantworten möglich)

 

Positiv festzuhalten: die Orientierung gelingt. Der Großteil der Nutzer weiß, wo er sich im Intranet befindet. Hier fischt nur ¼ der Nutzer im Trüben.

Ist die Benennung der Hauptkategorien eindeutig?

Auch wenn lediglich 8 % aller Befragten das Wording für misslungen halten, scheitern aktuelle Informationsarchitekturen am grundlegenden Anspruch, zumindest auf oberster Ebene klar zwischen den Rubriken zu unterscheiden. Rund 25 %, die unmittelbar mit dem Labelling/der Benennung der Hauptkategorien umzugehen wissen, sind hier entschieden zu wenig. Dabei unterscheiden sich die Ansichten von Verantwortlichen und Nutzern wenig. Ein klares Indiz dafür, dass die Verantwortlichen wissen, dass hier Verbesserungspotenzial steckt.

Wirkt die Navigation in Ihrem Intranet konsistent oder verändern die Schaltflächen Aussehen und Position?

Über 60 % der Nutzer empfinden die Navigation als sehr konsistent. Das heißt aber auch: Fast 40 % nutzen ein Intranet, dessen Schaltflächen ihr Aussehen oder Position verändern – ein vermeidbarer Fehler, der ebenfalls auf das Konto schlechter Usability und Nutzbarkeit einzahlt.

„Informationsarchitekturen“

Kennzahlen

Es gibt verschiedene Kennzahlen mit Bezug auf Informationsarchitekturen, die eine Einordnung ermöglichen, um eine Vergleichbarkeit der Unternehmen zu erreichen. Die Navigationstiefe und -breite von Intranets, ihr Alter, die Unternehmensgröße und die Branche lassen sich in Beziehung setzen und geben Aufschluss über den Umgang mit Informationsarchitekturen.

Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und Alter der Hauptnavigation

 

Bei einer Unternehmensgröße bis zu 50.000 Mitarbeitern wächst das Alter der durchschnittlichen Hauptnavigation von 2,5 auf 7,3 Jahre. Bei über 50.000 Mitarbeitern fällt das durchschnittliche Alter wieder rapide ab auf 3,5 Jahre.

Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und Navigationstiefe

Die Intranettiefe bewegt sich meist zwischen 4,3 und 5,5 Ebenen. Nur bei kleineren Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern ist die Tiefe geringer. Größere Unternehmen haben demnach nicht per se tiefere Informationsarchitekturen. Die größte ermittelte Tiefe der Intranet-Studie lag bei 15 Ebenen – die Informationen waren so gut wie unauffindbar.

Zusammenhang zwischen Branche und Alter der Hauptnavigation

Chemie, Metall, Baustoffe und Energie haben besonders junge Hauptnavigationen – Gesundheit, Sicherheit, Optik dagegen extrem alte. Erschreckend: Die älteste untersuchte Hauptnavigation war 15 Jahre alt und damit alles andere, als auf der Höhe der Zeit.

Zusammenhang zwischen Branche und Navigationstiefe

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