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Fazit

Mit der Intranet-Studie 2016 haben wir festgestellt, dass Relevanz und Nutzung von Intranets in deutschen Unternehmen seit Jahren stetig zunehmen. Durch die Befragung der Intranetnutzer und -verantwortlichen wird klar, dass vor allem in der Konzeption und Nutzerfreundlichkeit der Informationsarchitekturen erhebliches Verbesserungspotential stecken.

  • Der Bereich Interne Kommunikation wird von vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Auch wenn die Intranetnutzung zunimmt, beschäftigen sich Verantwortliche zu wenig mit Qualitätskontrollen und geben als Grund Zeit- und Ressourcenmangel an.
     
  • Die Sorgfalt und die Prozesse, mit denen Unternehmen ihr Marketing und ihre Externe Kommunikation pflegen, sind im Bereich Interne Kommunikation und Intranet nicht feststellbar.
     
  • Im Vergleich zu den Nutzern nehmen Verantwortliche ihre Intranets als wesentlich strukturierter wahr. Hier müssen Unternehmenskommunikatoren kritischer mit der eigenen Arbeit umgehen und die Brille des Nutzers aufsetzen.
     
  • Eine klare und eindeutige Informationsarchitektur hat maßgeblichen Einfluss auf die Akzeptanz und den Nutzen eines Intranets. Ein nutzerfreundliches Intranet trägt entscheidend zur erfolgreichen internen Kommunikation bei und damit zum Unternehmenserfolg.
     
  • Das Labelling und die funktionale Unterscheidung der Intranet-Bereiche birgt reichlich Verbesserungspotenzial. Die Suchfunktion kann diese Defizite im Handling nicht kompensieren.
     
  • Die umfassende Einbeziehung von Stakeholdern bei der Konzeption hilft, Bedürfnisse zu identifizieren und Anforderungen abzuleiten.
     
  • In Fragen des Qualitätsmanagements werden vor und nach Einführung einer neuen Informationsarchitektur nicht alle Register gezogen. Navigationsstrukturen müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden, da ständig neue Inhalte dazukommen.
     
  • Bei einem funktionierenden Intranet steht der Nutzer im Mittelpunkt, nicht das Unternehmen. Hier müssen viele Unternehmen noch umdenken!
     
  • Faktoren wie Branche oder Unternehmensgröße haben Einfluss auf Breite und Tiefe von Informationsarchitekturen.
     
  • Die verschenkten Potentiale und bestehenden Mängel kommen nicht zuletzt daher, dass Intranetverantwortliche zu selten externe Hilfe bei der Erstellung der Informationsarchitektur in Anspruch nehmen. Ressourcen- und Budgetknappheit tragen vielfach dazu bei, dass Verantwortliche die Qualität ihrer erstellten Informationsarchitekturen nicht überprüfen.

 

Unternehmen und Intranetverantwortliche müssen Intranets vor allem nutzerfreundlicher gestalten, wenn die interne Kommunikation zum nachhaltigen Unternehmenserfolg beitragen soll. Bei allen Bemühungen um Intranets sollte nie vergessen werden, dass sie für den arbeitenden Menschen eine Hilfe darstellen sollen. Leichtes Suchen und Finden von Informationen müssen höchste Priorität haben.

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